Certificado de empresa: obligaciones documentales del empresario

Qué es el certificado de empresa y por qué importa

Cuando hablamos del certificado de empresa solemos pensar en un documento que acredita la relación laboral y las circunstancias del contrato. En realidad, ese certificado es solo una pieza de un sistema más amplio de obligaciones documentales que la normativa laboral española impone al empresario desde el primer día de la contratación. El Estatuto de los Trabajadores, texto consolidado publicado en el BOE, establece con claridad qué debe hacer la empresa con la información de tu contrato y ante quién responde de ello.

Conocer estas reglas te sirve para dos cosas: comprobar que tu contratación se está tramitando correctamente y saber qué puedes exigir si la empresa no documenta la relación como corresponde. Aunque el certificado concreto se tramita ante la Seguridad Social, las obligaciones de comunicación del contrato que lo acompañan están descritas en la ley y conviene entenderlas antes de firmar nada. Si estás a punto de comenzar a trabajar, repasa también la guía sobre cuándo firmar el contrato de trabajo para ordenar el proceso.

Comunicación del contrato a la oficina pública de empleo

La primera gran obligación documental del empresario es informativa: no basta con firmar el contrato contigo, sino que debe ponerlo en conocimiento de la administración laboral. El artículo 8 del Estatuto dispone que el empresario está obligado a comunicar a la oficina pública de empleo, en el plazo de los diez días siguientes a su concertación y en los términos que reglamentariamente se determinen, el contenido de los contratos de trabajo que celebre o las prórrogas de los mismos, deban o no formalizarse por escrito.

Esta comunicación es la base sobre la que después se articulan certificados y comunicaciones posteriores ante la Tesorería General de la Seguridad Social, incluido el certificado de empresa que documenta el alta y las condiciones del contrato. Si en algún momento necesitas acreditar tu historia laboral, recuerda que puedes obtener tu informe de vida laboral y compararlo con los contratos que conserves.

La copia básica: qué es y a quién se entrega

Además de comunicar el contrato a la oficina de empleo, la ley contempla otra pieza documental clave: la copia básica. Se trata de un ejemplar del contrato sin los datos personales más sensibles, pensado para que la representación legal de los trabajadores pueda comprobar que el contenido se ajusta a la legalidad vigente y al convenio colectivo aplicable.

El texto legal es explícito: El empresario entregará a la representación legal de los trabajadores una copia básica de todos los contratos que deban celebrarse por escrito, con excepción de la relación laboral especial de alta dirección. Esa copia básica contendrá todos los datos del contrato salvo el DNI, el NIE, el domicilio, el estado civil y cualquier dato que pudiera afectar a la intimidad personal conforme a la normativa de protección de datos.

El plazo también está tasado: la entrega se produce en un máximo de diez días desde la formalización del contrato, y los representantes la firman para acreditar que se ha producido. Posteriormente, dicha copia básica se enviará a la oficina de empleo, y cuando no exista representación legal de los trabajadores también deberá formalizarse la copia básica y remitirse a la oficina de empleo. Es decir, la ausencia de representantes no libera a la empresa de esta obligación.

Forma escrita y consecuencias de su incumplimiento

La documentación empieza por el propio contrato. Aunque el Estatuto permite celebrarlo por escrito o de palabra, hay supuestos en los que la forma escrita es obligatoria, y su ausencia tiene una consecuencia muy relevante para ti.

• Contratos de prácticas, formación y aprendizaje, a tiempo parcial, fijos-discontinuos y de relevo.
• Contratos para la realización de una obra o servicio determinado.
• Contratos por tiempo determinado cuya duración sea superior a cuatro semanas.
• Contratos de pescadores, de personas que trabajan a distancia y de trabajadores contratados en España al servicio de empresas españolas en el extranjero.

Si la empresa no respeta la exigencia de forma escrita en estos casos, el contrato de trabajo se presumirá celebrado por tiempo indefinido y a jornada completa, salvo prueba en contrario que acredite su naturaleza temporal o el carácter a tiempo parcial de los servicios. Esta presunción es una protección directa para la persona trabajadora.

Además, la ley refuerza tu posición de partida con una regla sencilla: Cualquiera de las partes podrá exigir que el contrato se formalice por escrito, incluso durante el transcurso de la relación laboral. Tú puedes pedirlo en cualquier momento, no solo al firmar. Si la relación supera cuatro semanas, el empresario deberá además informarte por escrito sobre los elementos esenciales del contrato y las principales condiciones de ejecución de la prestación, siempre que no figuren en el contrato formalizado por escrito.

Cómo usar esta información en la práctica

Antes de empezar un empleo, conviene que revises una lista mínima de comprobación documental. Pide una copia de tu contrato firmado, comprueba que la categoría y el grupo profesional coinciden con las tareas reales del puesto y conserva nóminas y comunicaciones. Cuando la relación termine, solicita siempre la documentación de baja y compara los datos con tu vida laboral para detectar errores a tiempo.

Si detectas que la empresa no comunicó el contrato, no formalizó la copia básica o te negó la forma escrita pese a ser obligatoria, puedes acudir a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social o pedir apoyo a la representación de los trabajadores. Ten en cuenta que las reglas aquí resumidas provienen del Estatuto de los Trabajadores y que tu convenio colectivo puede añadir obligaciones, nunca rebajar las legales. Antes de reclamar, reúne contrato, comunicaciones y cualquier prueba del inicio de la prestación: la documentación es tu mejor argumento.

Fuentes

Consulta el texto consolidado del Estatuto de los Trabajadores en el BOE para verificar todas las citas literales de este artículo.